Como uso o Gmail, Calendar e o Evernote (Setembro 2018)

Eu gosto de testar ferramentas e buscar formas de usá-las para me ajudar no meu processo de trabalho e agilizar o fluxo. É um processo em construção.

Gmail

Eu uso o Gmail há bastante tempo. Com a última atualização eu optei utilizar mais as outras ferramentas integradas, como a listas de tarefas e a agenda eu já usava.

capture-20180925-095117

 

1 . A caixa de entrada

A caixa de entrada é o local que eu faço a triagem. Não mantenho nenhum e-mail nela. Não é o local que arquivo. Gosto de mantê-la vazia. Para isso, eu tenho adotado a estratégia da triagem:

Realizo a triagem 1 a 2 vezes ao dia.

  • Seleciono e movo
    • O que processarei “Para hoje”
    • O que processarei “Para a semana”
    • O que processarei “Se tiver tempo”
    • Para lixeira

2. @Para processar

Faço em 3 níveis de foco de atenção

Essas pastas são locais transitórios para classificar o foco de atenção e agilizar o fluxo de trabalho. Não ficar com a caixa de entrada cheia sem saber o que fazer com tantos emails. Não arquivo nenhum e-mail nessas pastas. Somente organizo o que preciso dar prioridade.

“Para hoje” são os emails que procurarei resolver no dia.

“Para a semana” são os emails que procurarei resolver durante a semana. Quando preciso de mais tempo.

“Se tiver tempo” são os emails que procurarei resolver quando tenho tempo disponível.  Normalmente são emails de alertas  de pesquisa, de citações e publicações. Não são emails que precisam de resposta.

3. Arquivo

Eu uso 2 níveis de arquivo, um geral e um temporário. De tempos em tempos faço uma limpeza. Procuro não acumular emails.

4. Esperar

Eu coloco nesta pasta quando aguardo resposta ou preciso esperar.  Isso me ajuda na hora de fazer a revisão da semana.

Calendar ou Google Agenda

Já usei agenda de papel por muito tempo e cada vez mais vejo como a Google agenda me atende.

capture-20180925-102555

1 Criação de agendas de cores diferentes

Eu crio várias agendas com cores diferentes para visualizar como distribui o meu tempo ao longo da semana. Essa estratégia não é uma prática de planejamento ou organização, é  uma prática de avaliação.

Na primeira etapa eu coloco na agenda somente os compromissos com data e hora. Se eu preciso me deslocar também uso uma cor diferente para me planejar.

Por exemplo, neste dia da figura, eu trabalhei de casa, havia agendado instalação das telas na janela. Eu sabia que não poderia sair enquanto o técnico estivesse realizando o trabalho. Listei tarefas que eu gostaria de trabalhar.

2 Lista de tarefas

Na segunda etapa eu coloco as minhas práticas e ações na minha lista de tarefas com o dimensionamento do tempo que dedicarei. É um planejamento para direcionar minha execução. Pode ser que precise de mais tempo, avalio se continuo ou se dimensiono para outro dia.

Por exemplo, eu planejei trabalhar no resumo para submissão. Porém resolvi terminar todos os resumos e concluir uma etapa desse projeto.

3 Distribuição das agendas

Como eu comentei anteriormente, primeiro eu coloco os compromissos com data e hora. Depois conforme foquei o trabalho das tarefas.

Ao final do dia eu reviso e planejo os próximos dias.

Evernote

Eu já fcapture-20180925-105416alei do Evernote anteriormente, nestes posts: Uso do evernote O meu sistema no Evernote (Março 2018)

Nos últimos meses tenho procurado simplificar.

1  !Entrada

2 Pilhas de cadernos

Nas pilhas de cadernos eu nomeio e coloco frases de força que são da constelação sistêmica.

capture-20180925-111807

Os cadernos que estão agrupados na pilha. Por exemplo,  na pilha “Entregas”  contém 10 cadernos de projetos que estão em andamento, as notas/materiais referentes estão dentro do caderno. Ao trabalhar eu mantenho o meu material de referência do projeto no caderno em ação.

Por exemplo, estou me preparando para ir ao CRICS10, um evento de informação e comunicação científica em saúde que acontecerá em dezembro. As ações que foram planejadas e executadas estavam  na minha lista de tarefas.  As passagens, comprovante de inscrição, resumos submetidos e demais anotações estão no caderno do Evernote, fui inserindo conforme executava. Depois que executar todas as ações que ainda faltam eu vou movê-lo para a pilha “Projetos” pois eu conclui uma etapa não conclui o projeto todo, e quando for ao evento, moverei novamente para entregas.

Outro exemplo, o curso de escrita da Ana Holanda que será em novembro no Rio. Eu quero me preparar para o curso. Já fiz a inscrição, quero ler novamente o livro, fazer os exercícios de escrita, estar aberta para novas vivencias, etc.

Ou seja, um projeto em andamento que eu dedico um pouco do meu tempo e do meu esforço a cada semana.  Consequentemente, eu recebo por essa troca. É um equilíbrio.

Quando eu concluo um projeto, ou ele entra em processo de espera ele sai dessa pilha de “Entregas” e vai para outro caderno. Por exemplo, o CRICS10, as declarações vão para a pilha do Lattes, para o campo de visão se houver novos desdobramentos e o que não necessitarei, movo para a lixeira.

Este post é para registrar como estou fazendo no momento. Quero aperfeiçoar o meu fluxo, implementar e consolidar as práticas. Afinal, trabalhar com informação é isso. Nada é definitivo, estamos em transformação.

Juliana Reis

Atualmente trabalho na pesquisa do doutorado, na escrita de artigos,  no desenvolvimento de ferramentas de apoio à boas práticas científicas, em apresentações e cursos relacionados com as temáticas: mobilização, tradução e gestão do conhecimento. Twitter @a_julianareis

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s